Spis treści
Archiwizacja jest zagadnieniem znanym w każdej firmie. Przedsiębiorstwa do przechowywania dokumentacji mają przeznaczone meble, a nawet specjalne pomieszczenia dla dużej ilości dokumentacji. Ponadto, zapewniają one łatwy dostęp do papierów oraz nośników, a także mogą posiadać specjalne zabezpieczenia dodatkowo chroniące wrażliwą dokumentację.
Rodzaje regałów do archiwum
Do prawidłowej segregacji dokumentów w archiwum używane są specjalne regały, dzięki którym można zoptymalizować przestrzeń pomieszczenia oraz zadbać o przechowywane dokumenty w odpowiedni sposób.
Regały do archiwum występują głównie w dwóch rodzajach: stacjonarne oraz przesuwne (jezdne) mechaniczne i elektryczne.
Te pierwsze są również wykorzystywane w przestrzeniach biurowych i bibliotekach. Tak wykonane meble dają dostęp do dokumentów z dwóch stron lub tylko z jednej, podczas, gdy po drugiej stronie znajduje się ścianka.
Regały przesuwne pozwalają bardzo efektywnie zagospodarować pomieszczenie i zapewniają wysoki komfort obsługi przy jednoczesnym uwzględnieniu istniejących przeszkód, takich jak m. in. rury kanalizacyjne. Modele korbowe (przesuwane mechanicznie) montowane są na szynach i torowiskach podobnie jak szafy z napędem elektrycznym. Regały przesuwne elektrycznie są bardzo bezpieczne w użytkowaniu, ponieważ można w nich zastosować blokady z odcięciem zasilania i czujniki elektroniczne. Napęd wyposażony w tzw. łagodny start i stop sprawia, że regały o siebie nie uderzają i poruszają się bardzo płynnie. Dzięki temu nadają się również do przechowywania kruchych materiałów takich jak szkło czy porcelana.
Jakie kryteria brać pod uwagę wybierając regały do archiwum?
Solidne i funkcjonalne produkty to podstawa. Metalowe regały muszą być dobrze zabezpieczone przed korozją, a co za tym idzie – wytrzymałe. Ponadto, ich podstawowym zadaniem jest skuteczna ochrona dokumentów przed spadaniem i zniszczeniem. Dzięki zastosowaniu bocznych oraz tylnych ograniczników dokumentacja stabilnie znajduje się na wyznaczonym dla niej miejscu. Należy wybierać modele, które można z łatwością dopasować do każdego typu pomieszczenia za sprawą zestawiania ich w różnych konfiguracjach.
Jak powinny być usytuowane regały w archiwum?
Stacjonarne regały powinny się znajdować w odległości 5 cm od ścian. Przejście między nimi winno wynosić minimum 80 cm. Natomiast odstępy pomiędzy najniżej usytuowaną półką a podłogą oraz najwyżej położnym poziomem a sufitem muszą zapewniać dobrą cyrkulację powietrza. Szerokość półek od regałów umieszczonych pod ścianą powinna wynosić minimum 40 cm, natomiast tych wolnostojących 80 cm. Zarówno regały stacjonarne jak i przesuwne należy montować prostopadle do okien.
Dodatkowe wyposażenie regałów
Regały można uzupełnić o dodatki, które ułatwią przechowywanie materiałów archiwalnych. Takimi akcesoriami są:
- Dodatkowe ograniczniki zapobiegające przesuwaniu się dokumentów na sąsiednie półki. Ich szerokość dostosowywana jest wymagań
- Podwieszane i/lub stojące przegrody, które zabezpieczają dokumenty przed przewracaniem się. Można je łatwo przesuwać w dowolne miejsce
- Listwy opisowe, służące do oznaczania zawartości półek i ułatwiające segregację
