Organizacja przestrzeni biurowej ma duży wpływ na komfort pracowników, ale również efektywność ich działań. Na co zwrócić uwagę, by zachować odpowiednią funkcjonalność i ergonomię w miejscu pracy?
Optymalizacja biura to nic innego, jak zaaranżowanie dostępnej przestrzeni w taki sposób, by sprzyjała koncentracji pracowników, ich współpracy, kreatywności, a także korzystnie wpływała na ograniczenie zmęczenia oraz stresu. Zespół, dla którego biuro powstaje, będzie w nim spędzał wiele godzin każdego dnia. W przypadku nieprzemyślanej aranżacji i zignorowania najważniejszych zasad osoby te mogą bardzo szybko tracić energię, chęć do działania, a wraz z nimi efektywność. Warto też przypomnieć, że to nie dobra wola, lecz obowiązek każdego pracodawcy, by zapewnić swoim podwładnym wygodne i bezpieczne stanowiska. Przyjrzymy się, na jakie aspekty warto zwrócić uwagę przy organizacji biura.
Wygodne stanowisko pracy
- Biurko – idealnie jeśli będzie regulowane, by każdy użytkownik mógł sobie dostosować wysokość blatu do swojego wzrostu. Najczęściej za optymalną uważa się ok. 72-75 cm nad ziemią. Kąt nachylenia biurka musi umożliwiać swobodne korzystanie z komputera i wygodne ułożenie rąk podczas pracy. Bardzo ważne jest, by biurko miało odpowiednią powierzchnię i pozwalało zmieścić wszystkie niezbędne do pracy narzędzia, dokumenty itp.
- Krzesło – wygodne i odpowiednio wyprofilowane ma zapewniać wsparcie kręgosłupowi na całej jego długości aż po głowę. Wymaga się, by krzesło miało regulowaną wysokość oraz kąt pochylenia oparcia. Komfort pracy poprawią także kółka, dzięki którym pracownik będzie z łatwością wstawał czy przysuwał się do biurka.
Monitor komputera i oświetlenie w biurze
- Monitor – takiego do 19 cali nie należy stawiać bliżej niż 40 cm od oczu użytkownika, a im większy ekran, tym większa powinna być ta odległość. Ważną kwestią jest, by górna krawędź monitora znajdowała się na wysokości oczu, bo taka pozycja najmniej obciąża kręgosłup szyjny. Podczas wybierania monitora warto zwrócić uwagę na to, by był matowy i wyposażony w filtr światła niebieskiego. Można też dokupić specjalne nakładki.
- Oświetlenie – miejsce pracy powinno być dobrze i równomiernie oświetlone, bez powodowania odblasków na monitorze, bez bezpośredniego świecenia w oczy. Optymalne natężenie to 500-750 luxów.
Zarządzanie dokumentami i nowoczesna technologia, które ułatwią pracę
Przepływ dokumentów oraz ich archiwizacja to ogromnie istotne kwestie, mające wpływ na sprawność odnajdywania niezbędnych danych, ale również organizację przestrzeni. Wdrożeniu w biurze skutecznego systemu zarządzania dokumentami i informacjami sprzyja zaopatrzenie go w odpowiednie narzędzia. Pamiętaj, że zamiast kupować drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne, możesz je wynająć w firmie Arcus za pośrednictwem strony: https://www.arcus.pl/arcus-poznan-wynajem-kserokopiarek-i-drukarek/. Nie martwisz się wówczas o ich serwis i ewentualną naprawę.
Pamiętaj, że stworzenie przyjaznej przestrzeni biurowej nie należy do jednorazowych działań. Kluczem do sukcesu jest trwałe monitorowanie jej funkcjonowania oraz reagowanie na bieżące potrzeby pracowników.
Aby dowiedzieć się więcej o skutecznym zarządzaniu dokumentami, korespondencją, efektywnych systemach informatycznych, skontaktuj się z marką Arcus: https://www.arcus.pl/, gdzie możesz liczyć na wsparcie oraz cenne wskazówki.
